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7 Étapes pour définir les exigences de votre gestion des données de référence : un aperçu rapide et un ebook gratuit

Par Scott Moore, Presales senior director US/APAC, Semarchy

Avec le nombre croissant d’interactions et d’observations que les entreprises collectent à travers divers points d’acquisition de données, il devient essentiel de gouverner ces éléments de données centraux, de manière collaborative, dans un environnement agile et mesurable pour obtenir une version unique de la vérité. Cependant, ce processus de gouvernance vient avec son propre cortège de défis.

Parmi les plus grands défis, on trouve :

  1. Les systèmes anciens qui entravent la performance des entreprises
  2. La duplication des efforts dans plusieurs systèmes, la saisie manuelle des données et les erreurs des utilisateurs
  3. L’augmentation du volume des données conduit à des problèmes de gouvernance des données et, à terme, à une perte de valeur
  4. La gestion des coûts pour de multiples systèmes cloisonnés
  5. L’énorme volume de données provenant de diverses sources

Surmonter ces défis nécessite des cadres robustes de gouvernance des données (Data Governance), la détermination claire de la propriété des données, la définition des rôles de stewardship des données, et le respect de normes de qualité des données. C’est là que les outils de gestion des données de référence (Master Data Management, MDM) interviennent – des outils qui rassemblent les informations provenant de différentes applications pour gérer, exploiter et intégrer ces données dans l’entreprise sans le fardeau et les dépenses qu’implique la gestion de multiples systèmes cloisonnés.

Choisir une solution qui correspondra au périmètre, au contexte et aux exigences MDM identifiées peut être complexe. Voici quelques considérations que vous devrez prendre en compte :

  • Les exigences métier de la gestion des données de référence (MDM)
  • Les exigences fonctionnelles de la gestion des données de référence
  • Les besoins d’intégration
  • La qualité des données et la gouvernance
  • Les modèles de déploiement

Pour tout cas d’usage professionnel, il existe de nombreuses solutions disponibles sur le marché du MDM. Le défi est de sélectionner la bonne solution pour le contexte, le périmètre et les exigences que sont les vôtres. Mais vous devez d’abord dresser votre état des lieux en conduisant un audit des données. Cela nécessite d’identifier les sources de données et les parties prenantes, et d’évaluer la qualité des données, la gouvernance et les aspects d’intégration.

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Une fois que vous avez une image claire de votre état des lieux, vous pouvez commencer à planifier votre stratégie MDM. Voici les sept domaines clés à examiner :

1. Périmètre et contexte de la gestion des données de référence

Le point de départ c’est le contexte et le périmètre projetés de votre projet.

  • Allez-vous commencer petit pour éventuellement augmenter vos exigences en matière de gestion des données de référence ?
  • Votre solution MDM devra-t-elle être globale ou limitée à un seul emplacement ? La géographie est un paramètre qui compte dans le périmètre de la solution, ses capacités et le support continus.
  • La solution s’inscrit-elle dans vos exigences fonctionnelles de gestion des données de référence ? Déterminer l’historique de performance de la solution dans votre secteur d’activité est essentiel.
  • De quels autres domaines de données de référence aurez-vous besoin pour répondre à vos exigences fonctionnelles ?
  • Une solution MDM pour un seul domaine couvrant, par exemple, les données clients ou les données produits ?
  • Un logiciel de gestion des données de référence multidomaine couvrant plusieurs domaines de données comme les données clients, les données tiers, les données produits et d’autres données de référence importantes dans votre industrie ?

La bonne stratégie de gestion des données de référence peut fournir des informations complètes sur tous les emplacements et actifs à portée de main, vous permettant ainsi de connecter les fonctions et les équipes pour améliorer vos performances et la continuité de votre activité.

2. Exigences fonctionnelles de la gestion des données de référence

Un ensemble de capacités générales doit être priorisé dans le choix de la solution de gestion des données de référence (MDM) et la discipline connexe de gestion de l’information produit (PIM). Cela peut inclure la priorisation de fonctionnalités pour :

  • Gestion de hiérarchies
  • Gestion des flux de travail
  • Versionnement des données de référence / informations produit
  • Modèles de données flexibles
  • Importation / exportation de données
  • Intégration / API
  • Gouvernance des données (Data Governance) / Analyses / Rapports
  • Systèmes et applications anciennes à inclure : SAP, Salesforce, Microsoft, etc.

La stratégie MDM appropriée suppose une intégration de données et des accès flexibles pour améliorer les résultats commerciaux, créer des efficacités opérationnelles et réduire les coûts opérationnels. Prenez en compte les projets qui servent votre cas d’usage commercial actuel et qui soutiennent également des cas d’usage supplémentaires pour d’autres départements et projets à l’avenir.

3. Exigences de qualité de la gestion des données de référence

Garantir la qualité des données est souvent la principale raison pour laquelle mettre en œuvre une solution MDM. Les critères clés pour les fonctionnalités en matière de qualité des données sont :

  • Appariement de données / déduplication / création de “golden records”
  • Intégration de données avec des annuaires d’entreprises tiers
  • Découverte de données et profilage de données
  • Tableaux de bord pour évaluer les dimensions de la qualité des données

La bonne stratégie MDM permet aux entreprises de réduire les risques en ayant un contrôle complet sur toutes les données, qui y a accès, et sous quelles conditions. Avec une seule plateforme logicielle pour la gouvernance, la maîtrise des données de référence, la qualité des données, l’enrichissement et les flux de travail, vous pouvez mettre en œuvre les meilleures pratiques de confidentialité du développement à la commercialisation (productisation) au sein de l’entreprise.

4. Exigences de gestion des informations produit et de syndication pour la gestion des données de référence

Si la solution doit supporter la gestion des informations produit au sein de votre organisation et la syndication des informations produit en provenance des fournisseurs et/ou vers les revendeurs, vous devrez considérer :

  • Les normes de classification et d’attribution des produits
  • La collecte d’informations produit des fournisseurs
  • La fourniture d’informations produit aux revendeurs
  • La publication et/ou création de matériaux

De plus, il faut déterminer si la solution doit couvrir l’utilisation du Réseau mondial de Synchronisation des Données de GS1 (Global Data Synchronization Network) ou d’autres pools de données d’industries spécifiques.

Il est essentiel de s’assurer que votre solution MDM répond non seulement à vos exigences actuelles, mais aussi à vos considérations futures. Pour éviter des programmes de changement coûteux et adopter une croissance et une expansion intelligentes et informées, les entreprises, grandes et petites, ont besoin d’une traçabilité et d’une transparence accrues. Ceci afin d’initier et de maintenir la continuité des activités et la rentabilité, en débloquant la valeur commerciale maximale tout en contrôlant les coûts de l’infrastructure de données.

5. Exigences de déploiement de la gestion des données de référence

Une question clé dans la sélection des solutions sera de savoir si vous devez installer la solution sur site, sur le cloud ou en hybride entre ces deux options.

Pour les logiciels de gestion des données de référence sur le cloud, ainsi que les solutions hybrides, la plateforme cloud est également importante. Certains préfèrent Microsoft Azure, Amazon AWS ou Google.

Les migrations vers le cloud exigent des changements et des améliorations des données et de l’architecture. Les experts en migration de données ont besoin d’outils et d’utilitaires qui peuvent faire migrer et améliorer les données rapidement. L’un des facteurs les plus importants lors du choix d’une solution d’intégration de données est le coût de propriété total. Optimiser les ressources et les coûts est essentiel. Vous ne voulez surtout pas acquérir une solution que vous ne pouvez pas prendre en charge en interne avant longtemps.

Assurez-vous que votre entreprise accélère l’accès aux données avec l’implémentation d’une intégration de données facile, rapide et agile.

6. Processus de sélection MDM

Une fois que vous avez finalisé votre liste d’exigences de gestion des données de référence et que vous avez affiné votre recherche, vous pourrez alors entamer le processus de sélection des fournisseurs.

Cela peut inclure :

  • Émettre une demande d’informations (RFI) écrite à toutes les solutions les plus prometteuses de votre sélection. La réponse vous donnera une idée détaillée des fonctionnalités offertes, et une indication de prix incluant le prix de la licence, les coûts de conseil requis pour le modèle et les ressources internes nécessaires.
  • Vous pourrez émettre une demande de proposition (RFP) détaillée et inviter les fournisseurs à faire une démonstration et répondre à des préoccupations spécifiques.
  • À partir de là, votre organisation peut proposer un contrat au fournisseur de la solution la mieux adaptée et vous pouvez commencer l’implémentation, éventuellement assistée d’un partenaire d’implémentation.
  • Votre organisation peut également demander au fournisseur de la solution la mieux adaptée une preuve de concept (POC), éventuellement avec l’aide d’un cabinet de conseil. Si le résultat est concluant et que le coût de propriété total (TCO) correspond à votre cas d’utilisation commerciale, vous pouvez entamer l’implémentation sur la base d’un contrat avec le fournisseur de la solution et éventuellement un partenaire d’implémentation.

7. Planifier pour les résultats MDM

Avec une stratégie MDM augmentée, toutes les données géographiques, des installations et de la chaîne d’approvisionnement (supply chain) aux horaires, aux informations client et produit, sont hébergées de manière centralisée, vous permettant de connecter et de standardiser vos données dans l’ensemble de l’entreprise pour une meilleure continuité et agilité commerciale.

La gestion des données de référence vous permet d’aligner votre personnel, vos processus et vos technologies, apportant ainsi de la valeur à vos partenaires et clients grâce à l’intégration et l’accès aux données et vous donnant également les outils pour prendre des décisions commerciales intelligentes et informées. Avec une solution MDM, vous pourrez facilement :

  • Développer des applications, des analyses, et des rapports BI pour tout secteur d’activité avec des flux de travail et des interfaces personnalisables pilotés par vos données.
  • Gérer le cycle de vie de tous les produits, et augmenter l’intégrité des produits et des processus pour toute création, historique, consolidation, et maintenance de chaîne d’approvisionnement (supply chain) optimale sur l’ensemble des territoires avec un hub centralisé pour toutes les données.
  • Rationaliser un retour sur investissement rapide en utilisant une seule plateforme logicielle pour la gouvernance des données ( data governance ), la maîtrise des données de référence, la qualité des données ( data quality ), l’enrichissement, et les workflows.

Les outils et technologies MDM d’aujourd’hui sont agiles, adaptables et faciles à déployer.

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Les solutions disponibles sur le marché MDM sont à la fois similaires et différentes. Par conséquent, vous pouvez passer du temps à comparer des fonctionnalités qui en réalité sont assurées par n’importe quelle solution sur le marché en manquant de comparer des fonctionnalités qui comptent pour vous.

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