L’avènement de l’intelligence artificielle (IA) – en particulier l’IA générative – et son arrivée tonitruante dans le monde de l’entreprise, ainsi que le développement exponentiel de l’automatisation, ont d’abord fait naître des inquiétudes selon lesquelles l’IA et la machine serait amenée à remplacer l’humain dans toutes les fonctions de l’entreprise. Aujourd’hui, le sentiment de crainte initial semble s’être légèrement apaisé.

Dans un livre blanc, le cabinet de conseil Deloitte détaille notamment les raisons pour lesquelles « l’intelligence » des machines a encore besoin d’êtres humains pour fonctionner et, plus encore, qu’une collaboration humain-machine efficace pourrait s’accompagner de nombreux bénéfices dans beaucoup de secteurs, comme la santé, l’industrie ou encore dans le domaine de la gestion administrative des entreprises.

Les ressources humaines : un vecteur central pour recentrer l’entreprise sur l’humain

Ainsi, dans le secteur des ressources humaines (RH), ces nouvelles technologies semblent être un bon moyen de s’extraire de processus manuels extrêmement chronophages et pourrait mener, selon les Echos, les services RH à se recentrer sur l’humain. Dans cette perspective, il apparaît donc comme essentiel pour les entreprises de tous les secteurs de disposer d’une vision complète et fiable de l’ensemble des données qui leur permettent de mieux comprendre et gérer leur force de travail afin d’être en mesure de prendre les meilleures décisions possibles afin de garantir leur compétitivité.

Surmonter les principaux défis RH

Ainsi, disposer d’un référentiel RH complet, fiable et cohérent semble un atout indéniable pour répondre à des défis que rencontrent actuellement la plupart des acteurs au sein d’un paysage économique dynamique où la plupart des jeunes générations favorisent la mobilité externe et où les perturbations récentes de l’économie mondiale mènent à la consolidation de nombreux secteurs et à de multiples fusions-acquisitions. En outre, pour faire face à la pénurie de talents et à la difficulté de retenir au sein des entreprises compétentes, il est indispensable que les recruteurs disposent d’une vision à 360° de leurs collaborateurs.

Par ailleurs, bien souvent, les entreprises de grande taille sont dotées de systèmes d’informations en matière de ressources humaines (SIRH) épars qui mènent à une dispersion de l’information, à des problèmes de validation et de mises à jour des données. Les petites structures, quant à elles, sont souvent dénuées de solutions spécifiques et dotées de systèmes ad-hoc qui ne favorisent pas la collecte et la centralisation des informations.  

Ainsi, l’une des solutions les plus évidentes consiste à mettre au point un référentiel RH complet et fiable à l’aide d’une solution de Master Data Management (MDM) multi-domaines, qui permette d’avoir accès à l’ensemble des informations mises à jour et validées concernant les collaborateurs, non seulement au sein des départements RH, mais également sur l’ensemble de l’entreprise, à partir de multiples sources de données. Une telle solution, doublée d’une gouvernance des données adaptée, permet aux services RH et aux décideurs d’être mieux à même de développer, de gérer, de transférer et de préserver leur force de travail.

Les principaux bénéfices d’un référentiel RH

Centraliser des données de qualité

En mettant au point un référentiel RH exhaustif, les entreprises ont accès à des informations fiables et à jour concernant la force de travail. Le recours à une solution de MDM permet de consolider les données issues de sources variées et dispersées sur de multiples sites. Cela leur permet de bénéficier d’une vision holistique sur l’ensemble des données relatives aux collaborateurs, à leur parcours au sein de l’entreprise, à leurs compétences, a leurs qualifications, ainsi qu’à leurs performances. 

Grâce à des processus de validation et de vérification de toutes ces données RH au sein de l’entreprise, il est possible de garantir la qualité et la fiabilité des données sur l’ensemble de l’entreprise. Ces données de confiance, vérifiées et certifiées permettent de créer des « golden records » sur lesquels les services RH – ainsi que l’ensemble de l’entreprise – peuvent s’appuyer pour s’assurer d’avoir une vision à jour, claire et fiable de la situation de l’ensemble de ses collaborateurs.

Faciliter la prise de décisions stratégiques

Un référentiel RH centralisé facilite également le reporting et l’analyse rapide des données. Une solution de MDM couplée à une plateforme d’intégration des données et dotée de fonctionnalités permettant d’assurer la qualité des données permet aux entreprises de tirer des conclusions qui mènent à la création de valeur à partir de l’analyse des données RH. Ces résultats d’analyse renforcent la prise de décision qui s’appuie sur des données claires et de confiance, la planification de la force de travail, la gestion de la performance et détection de tendances, de comportements et d’opportunités au sein de l’organisation. 

Ainsi, les décideurs ont les moyens de prendre des décisions éclairées au niveau stratégique, notamment dans des domaines tels que l’allocation des ressources humaines, la gestion et la rétention des talents, la planification et les restructurations, comme dans le cas des fusions-acquisitions, en encourageant la mobilité interne et l’évolution des employés. Cela permet donc de créer ou de conserver davantage de valeur pour stimuler la compétitivité de l’entreprise.

Optimiser les processus et le fonctionnement opérationnel

En bâtissant un référentiel RH à l’aide d’une solution MDM, les entreprises peuvent rationaliser les processus RH, ainsi que le fonctionnement opérationnel de l’entreprise, qui est souvent doté d’une multitude de solutions au niveau de son système d’informations RH (SIRH). L’accès à des données centralisées leur permet de simplifier la saisie, la recherche et la maintenance des données. Cela permet de réduire la charge qui s’exerce sur les personnels en charge des aspects administratifs et de renforcer l’efficacité de l’ensemble de l’organisation. 

De plus, il devient alors possible de simplifier, voire d’automatiser divers processus RH, comme l’onboarding, la gestion des salaires et des primes ou encore le reporting en matière de conformité réglementaire. Cela permet aux professionnels RH de libérer du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout minimisant les erreurs humaines liées à la saisie manuelle de l’information. 

Renforcer la conformité et limiter les risques

En outre, une solution de MDM aide les entreprises à garantir la conformité avec la réglementation générale et les normes sectorielles auxquelles elles sont soumises. En mettant en œuvre une gouvernance des données, reposant sur la traçabilité des informations et des audits clairs et transparents, les organisations sont en mesure de mieux garantir la confidentialité et la sécurité des données, ainsi que la conformité des processus avec les obligations réglementaires. 

Cela permet de réduire les risques d’amendes, de poursuites ou de dégâts causés à la réputation de l’entreprise liés à la non-conformité. En outre, une telle solution permet d’encourager la transparence dans le traitement des données personnelles qui, au-delà du respect de la réglementation (RGPD) ou des bénéfices à la réputation externe de l’entreprise, encourage l’établissement d’un climat de confiance entre les collaborateurs, les services RH et leur employeur.

Stimuler l’engagement des collaborateurs

Un référentiel RH créé à l’aide d’une solution de MDM permet également de renforcer l’engagement et la satisfaction des collaborateurs. En établissant et en entretenant un recueil d’informations complet et précis sur les collaborateurs, les entreprises et les départements de ressources humaines sont en mesure de personnaliser l’expérience collaborateur, de faciliter une communication transparente et efficace et d’offrir aux employés des opportunités de développement ciblées qui soient à la fois profitables au collaborateur et à l’entreprise.

Dans cette perspective, il devient alors possible pour l’entreprise de proposer à ses employés une expérience collaborateur optimisée et davantage personnalisée grâce à une vue à 360° des informations concernant chaque membre de l’entreprise. À terme, cela permet de mettre en place un environnement de travail bénéfique, tout en encourageant la rétention des talents et en renforçant encore davantage la confiance des collaborateurs envers l’organisation dans son ensemble.

Renforcer la flexibilité pour suivre l’évolution de l’entreprise

Par ailleurs, une solution de MDM s’accompagne de capacités de mise à l’échelle et d’un degré de flexibilité qui permettent de répondre aux besoins liés à l’évolution de l’entreprise. À mesure que l’organisation se développe, le référentiel RH peut être adapté pour incorporer de nouvelles sources de données, intégrer des modifications dans les informations concernant les collaborateurs et les sites au sein desquels ils travaillent et pour correspondre aux exigences de l’activité de l’entreprise.

L’évolutivité et la flexibilité du référentiel RH permettent de mettre en évidence la durabilité et la pertinence à long terme d’un recours à une solution de MDM. Une telle solution permet en effet aux entreprises de développer l’agilité suffisante pour s’adapter au mieux à la situation actuelle, qu’il s’agisse de retenir des talents indispensables, de recruter des personnels externes ou de gérer les compétences à l’échelle de l’organisation.

Améliorer la gouvernance des données

Une solution de Master Data Management (MDM) offre des capacités de gouvernance des données robustes, garantit la précision, la cohérence et l’intégrité des données. En établissant une source unique de vérité pour les données RH et collaborateurs, les entreprises évitent la duplication des données, les incohérences et les erreurs. Cela améliore la qualité et la fiabilité des données RH sur l’ensemble de l’organisation et permet un traitement plus facile et une meilleure gestion globale des processus.

De plus, une bonne gouvernance permet d’établir des règles qui régissent les autorisations et l’accès aux données, préservant ainsi la sécurité des données à tout moment, en permettant uniquement aux personnes habilitées d’avoir accès à un certain type de données. Une telle sécurisation des données favorise la confiance des collaborateurs dans l’entreprise, mais également celle des décideurs dans le SIRH dans son ensemble, tout en renforçant par la même occasion la conformité réglementaire.

Cas pratique : Semarchy et Data-Major s’associent pour aider un leader de l’énergie nucléaire

Dans cette seconde partie nous allons nous intéresser à un cas pratique de création de référentiel client au sein d’une structure leader dans le domaine de l’énergie nucléaire.

Le contexte

Dans le cadre du déploiement de la solution de MDM Semarchy chez un leader de l’énergie nucléaire, Semarchy et Data-Major, partenaire intégrateur, se sont associés pour aider l’entreprise à bâtir un référentiel RH unique, cohérent et fiable. L’entreprise compte près de 15 000 collaborateurs dans le monde entier et possède une présence dans plus de 20 pays. Elle possède des filiales en France et à l’international, ainsi que des bureaux de représentation dans toutes les régions.

Cette structure dispersée, doublée d’une politique d’acquisition et d’intégration de multiples filiales de petite taille, engendre par nécessité un système d’informations (SI) hétérogène avec de multiples solutions gérées de manière agnostique sur les différents sites. Afin de consolider l’intégration de l’ensemble des données, l’entreprise a souhaité mettre en place un outil qui lui permette d’avoir une vision globale de sa structure organisationnelle, en particulier en ce qui concerne le SIRH.

Les enjeux

Les principaux enjeux de ce projet visaient donc à réconcilier l’ensemble des systèmes dispersés. En effet, dans le domaine des RH, les sources et les formats variés de données nécessitaient une centralisation au sein d’un outil unique. Par ailleurs, il s’agissait également de faciliter la saisie des informations et de les rendre accessibles sur l’ensemble du groupe, de manière sécurisée. L’idée était de disposer d’un référentiel SIRH partageable sur l’ensemble de l’organisation.

La solution

Le choix du client s’est vite porté sur la plateforme MDM de Semarchy, sur les conseils du partenaire Data Major, car la solution dispose avant tout d’une interface humain-machine (IHM) plus développée et plus mature que ses concurrents, facile à comprendre et à prendre en main, un facteur extrêmement important dans une structure dispersée. Le partenaire a également joué un rôle majeur dans ce choix grâce aux bonnes relations qu’il entretient avec l’entreprise.

Les objectifs

Dans le cadre de ce projet, le client souhaitait avant tout faire appel à un hébergement d’abord externalisé, mais qui permette de se reposer sur le partenaire qui dispose de connaissances concernant les outils de gestion des données et qui soit capable de transférer ses connaissances en interne, de manière à pouvoir rendre les équipes autonomes le plus rapidement possible.

Les bénéfices

Au cours de ce projet, le client a pu constater un certain nombre de facteurs marquants lors du déploiement et de la mise en place de la solution et de la création du référentiel RH.

Parmi les principaux critères de satisfaction cités, on trouve notamment les éléments suivants :

• Bénéficier d’une expertise globale concernant le Master Data Management (MDM) à travers le support fourni par Data-Major et Semarchy
• Profiter de conseils et d’un accompagnement éclairé permettant de comprendre la logique applicative de la solution, ainsi que les possibilités qu’elle ouvre et les contraintes dont elle s’accompagne
• Pouvoir s’appuyer sur une architecture à la fois évolutive et sécurisée
• Une base de données unique qui permet de centraliser l’ensemble des données
• Un suivi personnalisé du client côté éditeur, qui permet de compléter les efforts du partenaire intégrateur, dans l’exécution de la feuille de route.

A propos de Data-Major

Data-Major est un acteur engagé de la transformation data des entreprises.
Nous accompagnons nos clients dans l’urbanisation, la structuration et la mise en exploitation de leur SI Data. Nos experts conseil, intégration et métier composent une équipe au savoir-faire complet dans la définition de la stratégie data, le choix des outils et sa mise en application au sein des organisations. Nous aidons au traitement de la donnée de bout en bout : capture, contrôle, transformation, diffusion, utilisation, exploration, définition, valorisation.

Pour résumé, Data-Major c’est :

• En quelques chiffres : plus de 60 collaborateurs, plus de 95 projets,une dizaine de partenaires, plus de 70 certifications et plus de 80 clients.
• En quelques mots : ESB, DataExchange, ETL, Interopérabilité, API, Cloud, Master Data Management, Référentiel, Plateforme, Architecture, Business Intelligence, Machine Learning, Data science.